A. Analisa Masalah

  1. Apa masalah yang dihadapi sebelum dilaksanakannya inovasi pelayanan publik ini?
    1. Rekam medis pasien yang sering hilang terselip karena sistem lama menggunakan family folder. Dimana rekam medis satu keluarga digabung menjadi satu.
    2. Data rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan yang masih terpisah
    3. Banyaknya pasien yang ketika kunjungan ulang, lupa membawa kartu berobatnya, sehingga mempersulit petugas mencari dokumen rekam medis pasien tersebut
    4. Ketidakefektifan petugas dalam mencari rekam medis

 

B. Pendekatan strategis

  1. Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inovasi pelayanan publik ini telah memecahkan masalah tersebut
    1. Tim mutu puskesmas tarik
    2. Inovasi pelayanan rekam medis berupa perubahan format rekam medis, dari yang semula family folder, menjadi personal folder dengan penggabungan data rawat inap dan rawat jalan. Serta pengintegrasian dengan teknologi informasi SIKDA generik. Sehingga memudahkan petugas dalam mencari rekam medis dan mencari riwayat perjalanan penyakit pasien.
  2. Dalam hal apa inovasi pelayanan publik ini kreatif dan inovatif?
    1. Dalam hal perubahan family folder menjadi personal folder. penggabungan rekam medis rawat jalan, rawat inap dan pemeriksaan penunjang. Serta mengintegrasian dengan aplikasi SIKDA generik.

 

C. Pelaksanaan dan Penerapan

  1. Bagaimana strategi pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini?
  1. Analisa masalah yang terjadi dalam sistem rekam medis yang terjadi selama ini
  2. Mengagendakan waktu konsultatif dengan kapus
  3. Membicarakan kebutuhan anggaran dengan tim PTP Puskesmas
  4. Memasukkan dokumen rekam medis baru ke rekanan percetakan puskesmas
  5. Melakukan sosialisasi penggunaan sistem rekam medis baru ke semua pegawai unit layanan puskesmas tarik beserta pustu
  6. Melakukan Evaluasi kegiatan penggantian rekam medis, satu bulan setelah implementasi
  7. Membuat rencana tindak lanjut evaluasi perbaikan.
  1. Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan?
  1. Kepala Puskesmas Tarik
  2. Wakil manajemen mutu
  3. Koordinator UKP Puskesmas Tarik
  4. Koordinator UKM Puskesmas Tarik
  1. Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inovasi pelayanan publik ini dan bagaimana sumber daya itu dimobilisasi?

Sumber daya manusia :

  1. Pelatihan penggunaan SIKDA Generik untuk seluruh petugas loket.
  2. Petugas unit layanan Puskesmas Tarik dilatih bagaimana cara mengisi rekam medis dengan format baru

Sumber daya non manusia :

  1. Satu unit PC khusus untuk entry SIKDA Generik selama proses pelayanan
  2. Sepuluh ribu map rekam medis baru beserta kelengkapan-kelengkapan didalamnya
  1. Apa saja keluaran (output) yang paling berhasil?
  1. Angka hilangnya rekam medis turun signifikan, dari sebelumnya 7% menjadi 0%
  2. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari rekam medis bagi pasien yang lupa membawa kartu berobat, turun signifikan dari semula 15 menit menjadi hanya 5 menit.
  3. Dokter lebih mudah mencari riwayat rawat inap dan rawat jalan pasien karena sudah terintegrasi dalam satu map rekam medis.
  1. Sistem apa yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi inovasi pelayanan publik ini?
    1. Dilakukan evaluasi oleh tim mutu puskesmas melalui inspeksi langsung ke loket, ruang rekam medis dan masing-masing unit layanan.
    2. Evaluasi meliputi pencapaian target perubahan map rekam medis. Kejadian rekam medis hilang/terselip dan respon time terhadap pelayanan pasien yang lupa membawa kartu berobat.
  2. Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut diatasi?
    1. Untuk pasien yang belum memiliki rekam medis personal folder, membutuhkan respon time pelayanan sedikit lebih lama karena dibutuhkan waktu ekstra untuk menggabungkan rekam medis lama dan baru serta memasukkan data pasien ke SIKDA Generik
    2. Puskesmas kami tidak memiliki tenaga D3 rekam medis
    3. Perlu waktu cukup lama untuk melakukan transisi sempurna rekam medis lama menjadi rekam medis baru
    4. Keterbatasan tenaga loket dalam menguasai teknologi informasi

 

D. Dampak Sebelum dan Sesudah

  1. Apa saja manfaat utama yang dihasilkan inovasi pelayanan publik ini?
    1. Angka rekam medis hilang/ketlisut menurun signifikan. Dari semula 7% menjadi 0%
  2. Apa bedanya sebelum dan sesudah inovasi pelayanan publik ini dilaksanakan?
  1. Angka hilangnya rekam medis turun signifikan, dari sebelumnya 7% menjadi 0%
  2. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari rekam medis bagi pasien yang lupa membawa kartu berobat, turun signifikan dari semula 15 menit menjadi hanya 5 menit.
  3. Dokter lebih mudah mencari riwayat rawat inap dan rawat jalan pasien karena sudah terintegrasi dalam satu map rekam medis.

 

E. Keberlanjutan

  1. Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik?
    1. Puskesmas harus memenuhi kebutuhan tenaga D3 rekam medis (sudah diusulkan dalam anggaran BLUD)
    2. Database pasien di SIKDA Generik wajib dilakukan backup setiap seminggu sekali oleh wakil manajemen mutu. Dengan cara mengeksport database ke dalam harddisk eksternal Puskesmas Tarik.
    3. Kedepan, aplikasi penyimpan database pasien ini harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga memudahkan petugas untuk mengentry data dan mengaksesnya dari komputer lain yang terhubung jaringan lokal dengan komputer SIKDA. (Dengan pendaftaran antrian pasien online menggunakan aplikasi bebasis android)
  2. Apakah inovasi pelayanan publik ini berkelanjutan dan direplikasi?
  1. Iya, inovasi ini dilaksanakan berkelanjutan dengan target seluruh rekam medis lama, bisa diubah menjadi rekam medis baru yang terintegrasi dengan aplikasi SIKDA tanpa menghapus data lama pasien. (asumsi 20% dari jumlah total penduduk kecamatan Tarik 71.330 jiwa yaitu sekitar 14.266 rekam medis baru)
  2. Kedepan, kami menganggarkan pembuatan aplikasi software khusus sebagai media penyimpanan database pasien, yang terintegrasi dengan penyimpanan awan (cloud storage)
  3. Saat ini kami sudah berhasil mengintegrasikan database pasien sejumlah 3800 pasien